Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym dokumentem ewidencyjnym przekazania akt do archiwum zakładowego. Jego zadaniem jest wiernie odzwierciedlać to, co faktycznie zostało przekazane: liczbę jednostek, ich tytuły, daty skrajne, kategorie archiwalne i inne elementy opisu wymagane w praktyce jednostki.
Jeżeli podczas przyjmowania dokumentacji archiwista stwierdzi niezgodność spisu z zawartością teczek (np. brakuje części teczek, teczki mają inne tytuły, inne daty skrajne albo w teczce są materiały niepasujące do opisu), to właściwą reakcją jest wstrzymanie przyjęcia, a w konsekwencji możliwość odmowy przyjęcia dokumentacji do czasu usunięcia niezgodności. Taki krok chroni archiwum przed włączeniem do zasobu akt niekompletnych lub błędnie zewidencjonowanych.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- "poprawia spis zdawczo-odbiorczy." — archiwista może wskazać błędy i oczekiwać korekty, ale samodzielne poprawianie spisu zamiast przekazującego zwiększa ryzyko odpowiedzialności za niezgodności i utrwala błędny obieg dokumentów.
- "porządkuje teczki aktowe." — porządkowanie jest odrębną czynnością i nie rozwiązuje problemu braku zgodności ewidencji z przekazaniem; najpierw trzeba doprowadzić do zgodności przekazania i opisu.
- "występuje o zgodę na zmianę instrukcji kancelaryjnej." — pojedyncza niezgodność spisu z teczkami to problem wykonania przekazania lub opisu, a nie koniecznie przesłanka do zmiany instrukcji.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać zasadę: najpierw zgodność i kompletność przekazania, potem przyjęcie i ewidencja. To minimalizuje błędy, braki i późniejsze trudności w udostępnianiu dokumentacji.
