Spis zdawczo-odbiorczy jest formularzem, który dokumentuje przekazanie dokumentacji (teczek/jednostek archiwalnych) z komórki organizacyjnej do archiwum. Kluczowe jest rozróżnienie, że nie wszystkie kolumny wypełnia ta sama osoba: część pól opisuje przekazywaną dokumentację (to zwykle wpisuje komórka przekazująca), a część pól służy do potwierdzeń i adnotacji archiwum (to uzupełnia archiwista).
Na tego typu wzorach kolumny przeznaczone dla archiwum są zwykle opisane wprost jako pola na: uwagi/adnotacje archiwum, potwierdzenie przyjęcia, ewentualne dopiski kontrolne lub informacje porządkowe. W przedstawionym formularzu te funkcje przypisano kolumnom 8 i 9, dlatego to one powinny być wypełniane przez archiwistę.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- 2 i 3 – to typowy zakres kolumn opisowych (np. elementy identyfikujące sprawę/teczkę). Takie dane przygotowuje jednostka przekazująca, bo to ona zna zawartość dokumentacji.
- 4 i 5 – w wielu wzorach w tym miejscu nadal znajdują się informacje merytoryczne o dokumentacji (np. daty skrajne, kategorie, tytuły). Nie są to zwykle pola "archiwum".
- 6 i 7 – często obejmują dane porządkowe albo ilościowe dotyczące przekazu. Mogą być uzupełniane przez przekazującego lub weryfikowane, ale na wskazanym formularzu nie są oznaczone jako kolumny archiwisty.
Wskazówka egzaminacyjna: zawsze czytaj nagłówki kolumn (kto wypełnia i w jakim celu), a dopiero potem wybieraj numery. To ogranicza pomyłki wynikające z przyzwyczajeń do innych wzorów.
