Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym dokumentem ewidencyjnym potwierdzającym przekazanie akt: opisuje jednostki archiwalne (np. teczki) i stanowi dowód, co, kiedy i z jakiej komórki organizacyjnej zostało przekazane. W przypadku dokumentacji kategorii A (materiałów archiwalnych) obieg spisu obejmuje nie tylko stronę przekazującą i archiwum zakładowe, lecz także podmiot zewnętrzny odpowiedzialny za nadzór archiwalny.
Dlatego poprawna jest odpowiedź: "Właściwe miejscowo archiwum państwowe." Taki egzemplarz spisu pełni funkcję kontrolną i informacyjną: umożliwia weryfikację, że materiały archiwalne są identyfikowalne, opisane i przekazywane zgodnie z wymaganiami ewidencyjnymi, a w razie potrzeby pozwala odtworzyć przebieg przekazania.
- "Kierownik jednostki organizacyjnej." – kierownik może odpowiadać za organizację pracy i zasady postępowania z dokumentacją, ale nie jest standardowym, obowiązkowym adresatem egzemplarza spisu zdawczo-odbiorczego w tej czynności.
- "Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych." – to instytucja koordynująca/centralna, jednak w typowym obiegu spisu związanym z przekazywaniem akt liczy się archiwum państwowe właściwe miejscowo, a nie organ centralny.
- "Kierownik pionu, któremu podlega archiwum zakładowe." – nadzór służbowy nad archiwum zakładowym w strukturze jednostki nie oznacza, że kierownik pionu jest stroną ewidencyjną przekazania kat. A; spis jest dokumentem techniczno-ewidencyjnym obiegu archiwalnego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się kategoria A, warto automatycznie sprawdzić, czy wśród adresatów/uzgodnień występuje archiwum państwowe właściwe miejscowo – to częsty element procedur dotyczących materiałów archiwalnych.
