W umowie typu allotment hotel udostępnia biuru podróży (touroperatorowi/agentowi) określoną pulę usług hotelarskich o ustalonym standardzie i cenie. Kluczową cechą takiej współpracy jest to, że strony uzgadniają zasady dysponowania tą pulą, w tym warunki jej zwalniania (anulowania) w czasie.
Poprawne jest wskazanie, że dopuszczalna jest częściowa lub całkowita rezygnacja z usług w określonym terminie bez ponoszenia kosztów. W praktyce hotelarskiej oznacza to istnienie momentu granicznego (cut-off / termin zwolnienia), do którego biuro może bezpłatnie zwolnić niewykorzystany kontyngent. Po tym terminie rezygnacje zwykle powodują koszty (np. opłaty za niewykorzystane pokoje), bo hotel nie ma już realnej możliwości sprzedaży tej puli innym gościom.
Odpowiedzi mówiące o rezygnacji w dowolnym terminie są nieprawidłowe, ponieważ taka pełna swoboda pozbawiałaby hotel narzędzi do zarządzania dostępnością i przychodem: kontyngent mógłby zostać zwrócony zbyt późno, gdy nie da się go sprzedać innym klientom. To stałoby w sprzeczności z sensem kontraktowania puli usług na warunkach handlowych.
Nieprawidłowa jest też opcja ograniczająca rezygnację tylko do częściowej w określonym terminie. Umowy allotment mogą przewidywać zwolnienie zarówno części puli (gdy biuro redukuje liczbę zamówionych usług), jak i całości (gdy np. dana oferta nie sprzedaje się wcale), o ile mieści się to w uzgodnionych terminach i warunkach.
Dla recepcji i działu rezerwacji najważniejsze jest pilnowanie terminów zwolnień, poprawne rejestrowanie zmian oraz komunikacja z biurem podróży, aby dostępność w systemie odzwierciedlała aktualne zobowiązania wynikające z umowy.
