Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest podstawowym narzędziem porządkowania i klasyfikowania dokumentacji w jednostce organizacyjnej. Jego "budowa" ma charakter klasyfikacyjny: obejmuje układ haseł rzeczowych (tematów spraw), symbole klasyfikacyjne (np. cyfrowe/alfanumeryczne) oraz zwykle przypisane zasady kwalifikacji i przechowywania dokumentów (np. kategorie archiwalne lub okresy przechowywania wynikające z przyjętych reguł kancelaryjnych).
Jeżeli fragment rozporządzenia opisuje elementy takiego układu (np. jak tworzy się pozycje wykazu, jakie pola zawiera pozycja, jak łączy się symbol z hasłem), to najbardziej pasuje odpowiedź "jednolitego rzeczowego wykazu akt", bo właśnie ten dokument opisuje strukturę klasyfikacji spraw i akt.
- "dziennika korespondencyjnego" nie wybiera się wtedy, gdy opis dotyczy klasyfikacji rzeczowej. Dziennik korespondencyjny służy głównie do rejestrowania wpływów i wysyłek (ewidencja korespondencji), a nie do budowania systemu haseł i symboli dla teczek.
- "arkusza inwentaryzacyjnego" jest nieadekwatny, bo arkusz dotyczy inwentaryzacji składników majątku (spis z natury) i ma inną funkcję oraz inną logikę pól (ilość, stan, wartość, miejsce).
- "zakładowego planu kont" dotyczy rachunkowości i struktury kont księgowych. Nawet jeśli też ma "układ" i "symbole", to odnosi się do ewidencji księgowej, a nie do akt spraw i dokumentacji kancelaryjnej.
W praktyce biurowej rozróżnienie tych pojęć jest ważne: JRWA pomaga poprawnie zakładać teczki, opisywać dokumenty i sprawnie je odnajdywać, natomiast pozostałe dokumenty wspierają inne procesy (rejestrację korespondencji, inwentaryzację majątku, księgowość).
