W jednostce organizacyjnej zasady postępowania z korespondencją (czyli sposób jej przyjmowania, otwierania, rejestrowania, przekazywania do załatwienia, podpisywania, wysyłania oraz odkładania do akt) powinny być ujęte w dokumencie, który opisuje procedury kancelaryjne. Takim dokumentem jest instrukcja kancelaryjna – stanowi praktyczny "regulamin" pracy kancelarii/sekretariatu i określa przebieg czynności na dokumentach.
Odpowiedź "w regulaminie pracy." nie pasuje, ponieważ regulamin pracy koncentruje się na prawach i obowiązkach pracowników oraz organizacji pracy (np. porządek, czas pracy, zasady usprawiedliwiania nieobecności), a nie na technice kancelaryjnej i obiegu korespondencji.
Odpowiedź "w statucie jednostki." jest błędna, bo statut z reguły określa podstawy działania jednostki (cele, strukturę, organy, kompetencje), czyli ramy ustrojowe i organizacyjne, a nie szczegółowe procedury obsługi pism.
Odpowiedź "w rzeczowym wykazie akt." również jest nieprawidłowa: rzeczowy wykaz akt to narzędzie klasyfikacji dokumentacji (przypisywanie spraw do haseł, symboli, kategorii archiwalnych), pomagające w znakowaniu i porządkowaniu akt. Nie jest to dokument opisujący krok po kroku obieg pism.
Na egzaminie warto zapamiętać rozróżnienie: instrukcja kancelaryjna = procedura obiegu i obsługi dokumentów, a rzeczowy wykaz akt = klasyfikacja i porządek w teczkach.
