Archiwum zakładowe odpowiada za przejęcie dokumentacji z komórek organizacyjnych, jej przechowywanie, zabezpieczanie oraz prowadzenie ewidencji zasobu. W praktyce jest ono ogniwem pośrednim między komórkami organizacyjnymi a archiwum państwowym i realizuje czynności związane z obsługą zasobu już po jego przejęciu.
Odpowiedź "Wypełnianie spisów zdawczo-odbiorczych dla przekazywanych akt z komórek organizacyjnych." jest poprawna jako zadanie, które nie należy do archiwum zakładowego. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza komórka przekazująca, ponieważ to ona tworzy i prowadzi sprawy, zna treść akt oraz może rzetelnie wykazać, co dokładnie przekazuje. Rola archiwum polega na przyjęciu, weryfikacji i zatwierdzeniu spisu oraz przejęciu dokumentacji na stan.
Pozostałe odpowiedzi opisują typowe zadania archiwum zakładowego:
- "Przechowywanie i zabezpieczanie… oraz prowadzenie ewidencji" – to podstawowa funkcja archiwum: zapewnienie właściwych warunków ochrony dokumentacji i kontrola jej stanu poprzez ewidencję.
- "Wycofywanie dokumentacji… w przypadku wznowienia sprawy" – archiwum wydaje (wycofuje) akta na wniosek komórki, gdy sprawa wraca do toku, i odnotowuje ten fakt w ewidencji.
- "Porządkowanie… dokumentacji… w stanie nieuporządkowanym" – porządkowanie zasobu (zwłaszcza przejętego w nieładzie) należy do zadań archiwum, aby akta były wyszukiwalne i możliwe do udostępniania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy spisu zdawczo-odbiorczego, rozdziel w myślach dwie czynności: sporządzenie spisu (komórka przekazująca) oraz kontrolę i przyjęcie na stan (archiwum zakładowe). To częsty punkt "pułapka" na egzaminie.
