Inwentaryzacja służy porównaniu stanu rzeczywistego składników majątku ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. Jeżeli w jej wyniku stwierdza się niedobór (brak składnika majątku w stosunku do ewidencji), jednostka powinna ująć ten fakt w księgach.
W praktyce księgowej często stosuje się konto o charakterze rozliczeniowym, określane jako "Różnice inwentaryzacyjne" (lub analogicznie nazwane w planie kont). Takie konto pełni rolę "bufora": pozwala zaksięgować ujawniony niedobór, a następnie – po wyjaśnieniu okoliczności – prawidłowo go rozliczyć (np. jako niedobór zawiniony lub niezawiniony, z roszczeniem wobec pracownika albo bez roszczenia).
- Dlaczego właściwe jest konto "Różnice inwentaryzacyjne"?
Bo operacja dotyczy różnicy między stanem rzeczywistym a księgowym i wymaga ujęcia w miejscu przeznaczonym do ewidencji takich odchyleń do czasu decyzji o ich rozliczeniu. - Dlaczego nie "Zobowiązania"?
Samo ujawnienie niedoboru nie oznacza automatycznie powstania zobowiązania wobec kontrahenta. Zobowiązanie mogłoby powstać dopiero, gdy istnieje konkretny tytuł prawny i wiarygodnie ustalona kwota do zapłaty. - Dlaczego nie "Aktywa trwałe"?
Ujęcie niedoboru nie polega na "obciążeniu" konta aktywów. Przeciwnie: zniknięcie składnika majątku zwykle powoduje zmniejszenie odpowiedniego konta aktywów, a po drugiej stronie stosuje się konto rozliczeniowe różnic, aby móc wyjaśnić przyczyny i dalsze skutki. - Dlaczego nie "Przychody"?
Niedobór jest zjawiskiem niekorzystnym ekonomicznie, nie generuje przychodu. Jego skutki mogą finalnie wpłynąć na wynik finansowy (np. przez koszty/pozostałe koszty operacyjne), ale nie są przychodem.
Warto pamiętać, że szczegółowa nazwa i numer konta zależą od przyjętego planu kont jednostki, jednak idea pozostaje taka sama: najpierw ujmujemy różnicę inwentaryzacyjną, a dopiero potem ją rozliczamy.
