Karta inwentarzowa jest narzędziem ewidencyjnym wykorzystywanym do uporządkowanego opisu materiałów archiwalnych. W praktyce technika archiwisty rozpoznanie, czy dany formularz dotyczy dokumentacji aktowej, polega na identyfikacji typowych elementów opisu jednostki aktowej (np. teczki, tomu, jednostki archiwalnej): danych identyfikacyjnych, tytułu/hasła, dat skrajnych, sygnatury, liczby kart/stron, uwag o stanie zachowania lub kompletności.
Odpowiedź "aktowej." jest właściwa, ponieważ dokumentacja aktowa (papierowa lub w klasycznym układzie akt) jest opisywana przez formularze nastawione na ewidencję jednostek aktowych i ich podstawowych parametrów kancelaryjno-archiwalnych.
- Odpowiedź "dźwiękowej." jest niepoprawna, bo materiały dźwiękowe wymagają pól związanych z nagraniem i nośnikiem (np. informacje techniczne o zapisie, czasie trwania, rodzaju nośnika). Taki opis jest zwykle inny niż w ewidencji akt.
- Odpowiedź "elektronicznej." jest niepoprawna, ponieważ dokumentacja elektroniczna jest opisywana z naciskiem na format, strukturę plików, metadane, system/środowisko oraz sposób utrwalenia i przechowywania. Formularz dla akt zazwyczaj nie uwzględnia tych parametrów wprost.
- Odpowiedź "kartograficznej." jest niepoprawna, gdyż materiały kartograficzne (mapy, plany) wymagają specyficznych danych (np. skala, format arkusza, technika wykonania, odwzorowanie, oznaczenia). To inne potrzeby opisu niż przy jednostkach aktowych.
Wskazówka egzaminacyjna: przy pytaniach o rozpoznawanie formularza nie kieruj się samą formą tabeli, tylko treścią rubryk i tym, jakie cechy materiału są w nich przewidziane do wpisania. To rubryki najczęściej zdradzają, czy chodzi o akta, nagrania, pliki elektroniczne czy materiały kartograficzne.
