Określenie "zapis dźwięku lub obrazu utrwalony i odtwarzany przy pomocy urządzeń" wskazuje na dokument audiowizualny. W archiwistyce i kancelarii jest to kategoria dokumentacji, w której informacja ma postać dźwięku i/lub obrazu oraz wymaga urządzeń do odtworzenia (np. odczytu z nośnika i prezentacji).
Dlaczego nie "cyfrowy"? Dokument cyfrowy opisuje przede wszystkim postać zapisu (dane zapisane cyfrowo), a nie sam fakt, że jest to dźwięk lub obraz. Audiowizualny materiał może być cyfrowy (plik) albo analogowy (taśma), więc "cyfrowy" nie jest tu właściwą, nadrzędną klasyfikacją.
Dlaczego nie "techniczny"? Dokument techniczny to zwykle dokumentacja dotycząca obiektów i procesów technicznych (np. projekty, rysunki, specyfikacje). Samo użycie urządzenia do odtwarzania nie czyni dokumentu "technicznym".
Dlaczego nie "aktowy"? Dokument aktowy wiąże się z prowadzeniem spraw (akta) i obiegiem kancelaryjnym. Nagrania i filmy mogą występować w aktach jako załączniki, ale ich rodzaj jako nośnika treści dźwiękowo‑obrazowej pozostaje audiowizualny.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się dźwięk/obraz oraz konieczność odtwarzania przy użyciu sprzętu, najczęściej chodzi o dokumentację audiowizualną, niezależnie od tego, czy nośnik jest analogowy czy cyfrowy.
