W przypadku zbioru (kolekcji) fotografii kluczowe jest takie uporządkowanie materiału, aby użytkownik mógł sprawnie dotrzeć do zdjęć o określonej treści. Dlatego jako podstawowe kryterium układu przyjmuje się zwykle temat (treść przedstawienia, wydarzenie, miejsce, obiekt, osoba w roli tematu).
Odpowiedź "tematów" jest poprawna, ponieważ układ tematyczny porządkuje fotografie zgodnie z ich znaczeniem informacyjnym. To podejście jest szczególnie przydatne, gdy zbiór jest tworzony z różnych źródeł i ma charakter kolekcji, a nie jednolitej dokumentacji wytworzonej przez jednego twórcę.
Pozostałe propozycje dotyczą raczej cech opisu niż nadrzędnego układu:
- "formatów" – format jest cechą fizyczną nośnika (przydatną np. dla przechowywania), ale nie odpowiada na pytanie, "o czym" jest fotografia.
- "dat wykonania" – chronologia bywa pomocna, jednak przy zbiorach ikonograficznych często prowadzi do rozproszenia tematu i utrudnia przegląd treści.
- "nazwisk autorów" – autor może być ważnym elementem metadanych (np. przy zbiorach artystycznych), ale jako jedyne kryterium układu nie wspiera typowych potrzeb wyszukiwawczych dotyczących treści zdjęć.
W praktyce archiwalnej temat jest więc osią porządkowania zbioru, a informacje o formacie, dacie i autorze pełnią rolę dodatkowych pól opisu, wspierających wyszukiwanie i kontrolę zasobu.
