W archiwistyce do archiwum państwowego co do zasady przekazuje się dokumenty mające trwałą wartość historyczną i informacyjną (takie, które w przyszłości będą źródłem do badań i dokumentowania działalności podmiotów). Z podanych przykładów najlepiej spełnia to "Historia firmy", bo jest dokumentem syntetycznym, ukierunkowanym na opis dziejów organizacji, zmian, osiągnięć i kontekstu działania. Tego typu opracowania mają potencjał źródłowy wykraczający poza potrzeby bieżącego zarządzania.
Odpowiedź "Protokół z posiedzenia zarządu" może być ważna dla funkcjonowania jednostki i jej rozliczalności, ale bez doprecyzowania kategorii archiwalnej i statusu wytwórcy nie można automatycznie przesądzić, że jest to materiał do archiwum państwowego. W praktyce o kwalifikacji decydują przepisy wewnętrzne i zasady kwalifikacji, a nie sam tytuł dokumentu.
"Raport finansowy" najczęściej służy celom sprawozdawczym i kontrolnym oraz bywa przechowywany przez określony czas. Nie każdy raport ma trwałą wartość historyczną; część jest typową dokumentacją operacyjną o ograniczonym okresie przydatności.
"Umowa o współpracy" ma znaczenie prawne, jednak wiele umów jest przechowywanych zgodnie z okresami retencji i nie stanowi automatycznie materiału archiwalnego o trwałej wartości. Bez wskazania, że ma wyjątkowe znaczenie (np. przełomowa dla historii podmiotu), nie jest najlepszym wyborem.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w zadaniu nie podano kategorii archiwalnej, szukaj dokumentów o charakterze przekrojowym, historycznym i dokumentującym dzieje instytucji, a nie typowych dokumentów bieżących (finanse, umowy, rutynowe protokoły).
