Brakowanie (wybrakowanie) dokumentacji niearchiwalnej to procedura, która poprzedza jej fizyczne zniszczenie. Jej sens polega na tym, aby nie dopuścić do zniszczenia akt, które powinny zostać zachowane oraz aby zniszczenie pozostałych odbyło się w sposób kontrolowany i udokumentowany.
W praktyce pytanie sprawdza, czy potrafisz wskazać właściwy organ, który wyraża zgodę na brakowanie dla określonej grupy wytwórców akt. Dla dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej przez centralny organ administracji rządowej z siedzibą w Warszawie właściwa jest zgoda wydana przez Dyrektora Archiwum Akt Nowych. Dopiero po uzyskaniu takiej zgody można przeprowadzić dalsze kroki organizacyjne związane ze zniszczeniem (np. przygotowanie spisu dokumentacji przeznaczonej do brakowania, protokołów, zapewnienie bezpiecznego niszczenia).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych bywa kojarzony z nadzorem nad archiwami, ale w tego typu pytaniu kluczowa jest właściwość w konkretnej procedurze brakowania, a nie ogólna rola organu nadrzędnego.
- Dyrektor Archiwum Państwowego w Warszawie to inna jednostka sieci archiwów; samo wskazanie lokalizacji "Warszawa" nie przesądza o właściwości dla centralnych organów administracji rządowej.
- Dyrektor Centralnego Archiwum Administracji Rządowej stanowi odpowiedź mylącą, bo sugeruje instytucję o nazwie brzmiącej "logicznie", lecz w kontekście tego pytania właściwość wskazana jest inaczej.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o brakowanie zawsze oddzielaj w głowie kto wytworzył dokumentację (typ jednostki) od kto jest właściwy do wyrażenia zgody (konkretna jednostka/organ). To ogranicza ryzyko wyboru odpowiedzi "na skojarzenie".
