Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA7 - WRZESIEŃ 2015



PYTANIE NR 11.
Do której kategorii archiwalnej należy zatwierdzony roczny bilans oraz rachunek zysków i strat?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zatwierdzony roczny bilans oraz rachunek zysków i strat
są kluczowymi sprawozdaniami finansowymi jednostki i mają trwałą wartość dowodową. Z tego powodu kwalifikuje się je do kategorii A, czyli dokumentacji przechowywanej wieczyście (nie podlega brakowaniu jak typowe akta kategorii B).

Pełne wyjaśnienie:

Zatwierdzony roczny bilans oraz rachunek zysków i strat to dokumenty, które podsumowują sytuację majątkową i wynik finansowy jednostki za dany rok. W praktyce kancelaryjno-archiwalnej traktuje się je jako dokumentację o trwałej wartości dowodowej: są potrzebne do odtwarzania historii działalności jednostki, analiz porównawczych i kontroli, a także stanowią element podstawowej sprawozdawczości.

Dlatego właściwa jest odpowiedź "Kategorii A". Kategoria A oznacza dokumentację archiwalną przeznaczoną do przechowywania wieczystego i nie podlega typowemu brakowaniu po upływie określonej liczby lat.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują?

  • "Kategorii B" dotyczy dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanej przez określony czas, po którym można ją brakować. Dla sprawozdań rocznych (po zatwierdzeniu) jest to zbyt "słaba" kwalifikacja, bo pomija ich trwałą wartość dowodową.
  • "Kategorii Bc" stosuje się do dokumentacji o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym (często roboczej), która szybko traci wartość. Sprawozdania roczne nie są dokumentami roboczymi.
  • "Kategorii BE" oznacza co do zasady dokumentację przechowywaną czasowo, ale wymagającą dodatkowej oceny (ekspertyzy) przed brakowaniem. Dla zatwierdzonych sprawozdań rocznych nie jest to typowe rozwiązanie, bo z założenia nie planuje się ich brakowania.

Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się zatwierdzone sprawozdanie roczne (bilans, rachunek zysków i strat), to zwykle należy myśleć o dokumentach "rdzeniowych" dla historii i odpowiedzialności jednostki, czyli o kwalifikacji do przechowywania wieczystego.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co oznacza kategoria archiwalna A w dokumentacji?
Kategoria A oznacza dokumentację archiwalną przeznaczoną do wieczystego przechowywania. Takie akta nie są brakowane po określonym czasie, tylko pozostają w zasobie archiwalnym (zwykle po czasie w archiwum zakładowym są przekazywane do archiwum historycznego).
Dlaczego bilans roczny i rachunek zysków i strat zalicza się do kategorii A?
Są to podstawowe sprawozdania finansowe jednostki, które mają trwałą wartość dowodową: pokazują wynik i sytuację majątkową za dany rok. Umożliwiają odtworzenie historii działalności oraz weryfikację decyzji i rozliczeń, więc w praktyce kwalifikuje się je do przechowywania wieczystego.
Co oznacza kategoria B w archiwizacji akt?
Kategoria B oznacza dokumentację niearchiwalną przechowywaną przez określony czas (np. kilka lub kilkanaście lat – zależnie od wykazu akt). Po upływie tego okresu akta mogą zostać przeznaczone do brakowania, o ile nie ma podstaw do dalszego przechowywania.
Czym różni się kategoria BE od kategorii B?
Kategoria BE to dokumentacja przechowywana czasowo, ale przed brakowaniem wymaga dodatkowej oceny (ekspertyzy) co do dalszej przydatności. W kategorii B decyzja o brakowaniu wynika wprost z upływu okresu przechowywania (zgodnie z wykazem akt) bez tak rozbudowanej procedury.
Kiedy stosuje się kategorię Bc w wykazie akt?
Kategoria Bc jest stosowana dla dokumentacji o bardzo krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, często pomocniczej lub roboczej. Takie dokumenty szybko tracą wartość użytkową. Nie dotyczy to kluczowych, zatwierdzonych dokumentów sprawozdawczych, które mają znaczenie długoterminowe.
Jak rozpoznać na egzaminie dokumenty, które zwykle mają kategorię A?
Najczęściej są to dokumenty "rdzeniowe" dla funkcjonowania i rozliczalności jednostki: zatwierdzone sprawozdania roczne, dokumenty ustrojowe, dokumentacja o znaczeniu historycznym. W zadaniach egzaminacyjnych szukaj słów: "zatwierdzony", "roczny", "sprawozdanie".
Czy wszystkie dokumenty księgowe mają kategorię A?
Nie. Większość bieżących dowodów księgowych i dokumentów operacyjnych bywa kwalifikowana do kategorii czasowych (B lub BE), bo po określonym czasie traci znaczenie dowodowe. Kategoria A dotyczy raczej dokumentów o trwałej wartości, np. kluczowych sprawozdań rocznych.
Jakie błędy najczęściej popełnia się przy wyborze kategorii archiwalnej?
Częsty błąd to kierowanie się samą "branżą" (np. księgowość) zamiast rodzajem dokumentu i jego rangą. Inny błąd to mylenie oznaczeń B, BE i Bc oraz zakładanie, że bardziej złożony symbol jest "bezpieczniejszy". Na egzaminie analizuj funkcję dokumentu.
Gdzie w praktyce sprawdza się kategorię archiwalną dokumentu w jednostce?
Najczęściej kategorię przechowywania sprawdza się w jednolitym rzeczowym wykazie akt (JRWA) i w instrukcjach kancelaryjno-archiwalnych przyjętych w danej jednostce. Tam wskazuje się klasy, hasła oraz kategorie archiwalne dla typów dokumentów wytwarzanych w organizacji.
Czy zatwierdzenie sprawozdania ma znaczenie dla archiwizacji?
Tak. "Zatwierdzony" dokument ma charakter ostateczny i stanowi formalny dowód zamknięcia danego okresu sprawozdawczego. To podnosi jego wartość dowodową względem wersji roboczych. W praktyce właśnie wersje zatwierdzone są przechowywane jako kluczowe akta sprawozdawcze.
info

Statystycznie 66% uczniów zna prawidłową odpowiedź. średnie

Według specjalistów z branży: "Zatwierdzony roczny bilans oraz rachunek zysków i stratsą kluczowymi sprawozdaniami finansowymi jednostki i mają trwałą wartość dowodową."

Materiały:

  • Podręcznik z zakresu kancelarii i archiwum zakładowego (kategorie archiwalne, brakowanie, przekazywanie akt)
  • Materiały dydaktyczne do kwalifikacji EKA.4 dotyczące prowadzenia dokumentacji i archiwizacji
  • Przykładowy jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) stosowany w jednostkach oraz ćwiczenia z klasyfikacji dokumentów
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego