W korespondencji biurowej ważne jest rozpoznanie funkcji pisma, czyli tego, po co zostało wysłane i jakiego skutku oczekuje nadawca. Jeśli pismo zawiera prośbę o przesłanie dokumentów, to nie jest to wyłącznie przekazanie informacji, lecz skierowanie dyspozycji do adresata: adresat ma podjąć czynność (skompletować i wysłać dokumenty).
Dlatego poprawna jest odpowiedź "Pismem dyspozycyjnym." – w praktyce biurowej do tej grupy zalicza się pisma, które polecają, zobowiązują albo wprost proszą o wykonanie konkretnego działania (np. przesłanie, uzupełnienie, przedstawienie, dostarczenie, podpisanie).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują?
- "Pismem informacyjnym." – pismo informacyjne ma przede wszystkim poinformować o stanie rzeczy, decyzji, fakcie lub procedurze. Może zawierać dane, ale nie musi nakładać obowiązku wykonania działania. W tym zadaniu kluczowe jest to, że oczekuje się przesłania dokumentów.
- "Pismem zawiadamiającym." – zawiadomienie to forma powiadomienia o zdarzeniu lub czynności (np. terminie, zmianie, wyniku). Jest bliższe komunikatowi niż prośbie o dostarczenie materiałów.
- "Pismem upomnieniowym." – upomnienie wiąże się z ponagleniem lub napomnieniem (zwykle po braku reakcji, opóźnieniu, zaległości). Sama "prośba o przesłanie dokumentów" nie musi mieć charakteru upominającego.
Wskazówka egzaminacyjna: szukaj czasowników typu "proszę przesłać", "należy dostarczyć", "zobowiązuje się" – to sygnał, że pismo ma charakter dyspozycyjny, bo wymaga działania, a nie tylko zapoznania się z treścią.
