Obieg pism to uporządkowany ciąg czynności wykonywanych z korespondencją od chwili, gdy pismo wpływa do jednostki, aż do jego załatwienia i zarchiwizowania. W klasycznym ujęciu pierwszym krokiem jest przyjmowanie (przejęcie korespondencji przez kancelarię/sekretariat), bo bez tej czynności dokument formalnie nie znajduje się jeszcze w dyspozycji organizacji.
Odpowiedź "przyjmowanie" jest więc właściwa: oznacza start procesu, w którym dokument staje się "pismem wpływającym" i może zostać objęty dalszymi procedurami kancelaryjnymi (np. kontrolą kompletności, ustaleniem sposobu dalszego procedowania).
Pozostałe odpowiedzi opisują etapy, które co do zasady występują po przyjęciu:
- "rejestracja" – to nadanie wpisu/identyfikatora w rejestrze (papierowym lub elektronicznym). Żeby coś zarejestrować, dokument musi najpierw zostać przyjęty.
- "dekretacja" – to wskazanie sposobu załatwienia i/lub osoby/komórki odpowiedzialnej (np. przekazanie do prowadzącego sprawę). Dekretacja logicznie nie może poprzedzać wpływu i przyjęcia pisma.
- "rozdzielanie" – to fizyczne lub elektroniczne przekazanie pisma do właściwego adresata wewnątrz organizacji. Rozdział następuje po ustaleniu, gdzie pismo ma trafić, więc również nie jest pierwszą fazą.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać zasadę: najpierw pismo musi wpłynąć i zostać przyjęte, dopiero potem można je ewidencjonować i kierować do realizacji.
