Opis teczki z materiałami archiwalnymi powinien umożliwiać jej jednoznaczną identyfikację oraz odnalezienie w zasobie. Dlatego w praktyce ewidencyjnej stosuje się zestaw pól, które opisują zarówno oznaczenie teczki, jak i podstawowe informacje o jej zawartości.
Poprawny zestaw obejmuje: numer teczki (często rozumiany jako sygnatura lub numer w spisie), tytuł (co teczka zawiera), daty skrajne (najwcześniejsza i najpóźniejsza data dokumentów w teczce), ilość jednostek (np. liczba tomów/jednostek w danym ujęciu ewidencyjnym) oraz uwagi, czyli miejsce na informacje nietypowe lub doprecyzowujące (np. stan zachowania, braki, szczególne zasady udostępniania, kontynuacje).
Odpowiedź z dodatkiem "kolor teczki" jest myląca, bo kolor okładki nie opisuje treści ani nie jest typowym polem wymaganym w ewidencji; to cecha fizyczna, która może się zmieniać i zwykle nie poprawia wyszukiwalności. Z kolei odpowiedzi pomijające "ilość jednostek" lub "uwagi" są niepełne: brak liczby jednostek utrudnia kontrolę kompletności, a brak uwag eliminuje pole na ważne dopowiedzenia, przez co opis traci funkcjonalność w pracy archiwum.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się cecha "zewnętrzna" (np. kolor, wygląd, marka segregatora), najpierw sprawdź, czy faktycznie pomaga ona identyfikować zawartość i chronologię. W większości opisów archiwalnych kluczowe są metadane treściowe i czasowe, a nie cechy okładki.
