Jeżeli dokumenty w archiwum zaczynają blaknąć i stają się trudne do odczytania, kluczowe jest szybkie zabezpieczenie informacji, czyli utrwalenie samej treści niezależnie od stanu nośnika (papieru). Najbardziej właściwym urządzeniem biurowym do takiego celu jest skaner, ponieważ umożliwia wykonanie kopii cyfrowej (obrazu dokumentu), którą można następnie przechowywać, kopiować i udostępniać bez dalszego niszczenia oryginału.
Dlaczego pozostałe urządzenia nie spełniają celu?
- Drukarka nie przenosi informacji z blaknącego dokumentu "do środka" komputera sama z siebie. Może jedynie wydrukować coś, co już jest w postaci pliku. Bez wcześniejszego pozyskania obrazu/tekstu (np. skanerem) nie rozwiązuje problemu utraty czytelności.
- Niszczarka do papieru działa przeciwnie do wymaganego celu: fizycznie niszczy dokument. W archiwum może być używana wyłącznie w procedurach brakowania/niszczenia, a nie do zabezpieczania treści blaknących materiałów.
- Faks służy przede wszystkim do przesyłania kopii dokumentu na odległość. Choć historycznie wiąże się z "kopią", nie jest narzędziem archiwalnym do długotrwałego utrwalania informacji i zwykle obniża jakość (kompresja, wydruk po stronie odbiorcy).
W praktyce archiwalnej skanowanie jest często pierwszym krokiem do: tworzenia kopii użytkowych, ograniczania dostępu do oryginałów, a także dalszej obróbki (np. porządkowania plików, opisu metadanymi). Sam skan nie zastępuje konserwacji papieru, ale chroni informację, gdy stan fizyczny dokumentu szybko się pogarsza.
