Przechowywanie dokumentacji w jednostce organizacyjnej nie sprowadza się wyłącznie do "zamknięcia jej przed osobami postronnymi". Przepisy dotyczące narodowego zasobu archiwalnego nakładają obowiązek takiego przechowywania i ochrony, aby dokumenty nie uległy uszkodzeniu, zniszczeniu ani utracie, a dodatkowo by nie miały do nich dostępu osoby nieupoważnione.
Dlatego poprawna jest odpowiedź: "uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych". Obejmuje ona pełny katalog ryzyk, które trzeba równocześnie ograniczać:
- Uszkodzenie – np. zagniecenia, zawilgocenie, zniszczenia mechaniczne; tu znaczenie mają warunki przechowywania i właściwe wyposażenie.
- Zniszczenie – np. pożar lub inne zdarzenia skutkujące nieodwracalnym zniszczeniem; istotne są zabezpieczenia organizacyjne i techniczne.
- Utrata – np. zagubienie teczek lub brak kontroli obiegu; przeciwdziała się temu przez ewidencję, oznaczanie i kontrolę udostępnień.
- Dostęp osób nieupoważnionych – np. wgląd w dane osobowe bez uprawnienia; tu ważne są upoważnienia, kontrola dostępu i procedury zgodne z zasadami bezpieczeństwa danych.
Pozostałe odpowiedzi są niepełne: sama ochrona przed dostępem dotyczy tylko jednego ryzyka (bezpieczeństwa informacji), sama ochrona przed uszkodzeniem i zniszczeniem pomija utratę oraz aspekt dostępu, a sama "utrata" nie obejmuje pozostałych zagrożeń. W praktyce dobra archiwizacja zawsze łączy elementy fizyczne (warunki i zabezpieczenia) oraz organizacyjne (ewidencja i kontrola dostępu).
